Belasting op bedrijfswagens – informatie voor zelfstandigen en werknemers

Laatst bijgewerkt op februari 16, 2022 door Energiebesparen

Als u een bedrijfswagen privé gebruikt, geldt dit als een geldelijk voordeel naar fiscaal recht. Dit geldelijke voordeel moet worden belast. Hiervoor kunt u de één procent-methode of een logboek gebruiken. Hier kunt u ontdekken welke voordelen de mogelijkheden hebben en waarom elektrische auto’s fiscaal meer de moeite waard zijn. Daarnaast informeren we over de voordelen voor werkgevers en de bijzonderheden van zelfstandigen en aandeelhouders-directeuren.

Wanneer is een auto van de zaak de moeite waard?

Een auto van de zaak is onmisbaar voor zzp’ers die vaak naar klanten moeten rijden. Vooral voor ambachtslieden is de zorgvuldige selectie van bedrijfswagens belangrijk, omdat ze gereedschappen, materialen en collega’s naar de bouwplaats moeten vervoeren. Als het voertuig ook geschikt is voor privéritten, kunnen bedrijfswagens worden gebruikt voor het behoud van werknemers.

Als zelfstandige kunt u ook privévoertuigen in het vermogen van de onderneming overnemen. Dit kan kort na de oprichting de moeite waard zijn, als je al een geschikte auto bezit, maar geen geld hebt voor een nieuwe aankoop.

Bedrijfs- of privévermogen

Alle exploitatiekosten zijn van invloed op de belastingdruk voor zelfstandigen. Wel is het belangrijk dat de belastingdienst het operationeel gebruik van het voertuig erkent en dat de bedrijfswagen deel uitmaakt van het noodzakelijke ondernemingsvermogen.

Ten minste 50% operationeel gebruik

Dit geldt ook voor de auto van de zaak als je hem voor minimaal 50 procent van de ritten gebruikt. Als vakman is dit relatief eenvoudig te bewijzen. Als er nog twijfels zijn, kunt u een eenvoudig logboek bijhouden waarin u alle reizen naar klanten gedurende drie maanden registreert. De afsprakenkalender of facturen kunnen ook als bewijs worden gebruikt.

Als het gaat om belastingen, heb je de keuze tussen beide opties:

• U trekt alle bedrijfskosten af en belast de bedrijfswagen met de 1%-regel
• Ze houden een logboek bij en trekken alleen de kosten af die operationeel zijn gemaakt. Privéreizen worden belast als een geldelijk voordeel.

Tussen 10 en 50% operationeel gebruik

Als het aandeel van het gebruik tussen de tien en 50 procent ligt, kunt u zelf beslissen of u het voertuig toewijst aan bedrijfsactiva of privévermogen. Dan is het willekeurige bedrijfsmiddelen. In dit geval bent u verplicht om een volledig logboek bij te houden. Volgens dit logboek worden de totale kosten dan evenredig toegerekend aan de bedrijfskosten.

Minder dan 10% operationeel gebruik

Als het voertuig zo weinig wordt gebruikt, is het geen bedrijfswagen. Alle kosten die de auto maakt, moeten dan privé worden betaald. In het geval van een zakenreis kunt u de gemaakte kosten echter als reiskosten declareren.

De volgende bedrijfskosten ontstaan bij een bedrijfswagen en verlagen de belastingdruk:

• Jaarlijkse afschrijving voor koop- of leasebetalingen
• Autoverzekering
• Brandstofkosten
• Reparatiekosten
• Autowasstraat
• Parkeerbelasting
• Band
• Luidt

Hoe werkt de 1%-regel?

Bij de 1%-regel wordt het voordeel van alle aard gewoon vastgesteld op één procent van de bruto catalogusprijs per maand. Woon-werkverkeer wordt door ondernemers als volgt belast: 0,03% van de bruto catalogusprijs x afstand in kilometers per maand. Bij dubbele schoonmaak wordt 0,002 procent extra per woon- en afstandskilometer in rekening gebracht. Als privéreizen in het contract verboden zijn, doet de 1% er niet meer toe. Dan moet alleen de 0,03% voor verplaatsingen tussen huis en werk belast worden.

U hoeft de 1%-regel niet te gebruiken. Het dient slechts om de belastingheffing te vereenvoudigen. Als u niet tegen een vast tarief belast wilt worden, moet u een logboek bijhouden.

Logboek

Het alternatief voor forfaitaire belastingheffing is het logboek. Daar moeten alle ritten zonder hiaten worden vermeld, zodat de belastingdienst het aandeel privégebruik kan precies bepalen. De volgende informatie moet in het logboek worden vermeld:

• Datum van de reis
• Route en bestemming van de reis
• Zakenpartners bezocht
• Doel van de reis
• Kilometers aan het begin en einde van operationele ritten
• Onderscheid tussen privé- en zakenreizen

Het logboek kan ook elektronisch worden bijgehouden met GNSS en dat is de moeite waard. Handgeschreven logboeken kunnen snel leiden tot fouten, wat erg onaangenaam kan zijn tijdens een belastingcontrole.

Bedrijfswagen voor werknemers

Als werknemers een auto van de zaak gebruiken voor privéritten, is dit een geldelijk voordeel. Ook hier kunt u ofwel forfaitaire belasting betalen of een logboek laten bijhouden door de werknemer. Het voordeel staat ook vermeld in de loonlijst.

Hoe meer werknemers een bedrijfswagen privé gebruiken, hoe minder de moeite waard de forfaitaire belasting met de 1 procent-regel is en je de werknemers logboeken moet laten bijhouden.

Als individuele kosten door de werknemer zelf worden gedragen en niet via het bedrijf worden gefactureerd, kunnen ze als inkomensgerelateerde uitgaven in zijn inkomstenbelasting worden gedeclareerd. Dit kan echter alleen met de logboekmethode, als je alle bonnetjes bewaart.

Een verbod op privéreizen is ook mogelijk. Het moet in de bedrijfswagenovereenkomst staan. De werknemer mag de auto dan alleen voor zijn werk gebruiken, maar hoeft er geen belasting over te betalen.

Verminder niet-contante voordelen met salarisconversie

Bij een salarisomrekening wordt een deel van de kosten van de auto in mindering gebracht op het brutoloon en krijgt de werknemer een bedrijfswagen. Het zorgt ervoor dat het niet-contante voordeel voor de werknemer afneemt en kan zijn belastingdruk verlagen. Ook hier vloeit het geldelijk voordeel voort uit een logboek of een forfaitaire regeling. De berekening ziet er als volgt uit:

Elektrische auto als bedrijfswagen

Voor elektrische wagens met een bruto catalogusprijs onder de 60.000 euro wordt slechts 0,25 procent van de bruto catalogusprijs gebruikt om het voordeel van alle aard te berekenen. Elektrische auto’s boven deze prijs worden ook met 0,5 procent verdisconteerd. Deze actie is van toepassing op auto’s die zijn gekocht of geleased tussen 1 januari 2019 en 31 december. Het is van toepassing op beide soorten berekeningen – forfaitaire belastingheffing en logboek.

Daarnaast zijn elektrische auto’s 10 jaar vrijgesteld van wegenbelasting, mits ze in 2020 worden aangeschaft. De kosten in het bedrijf zijn ook vrijgesteld van inkomstenbelasting en sociale zekerheid.

Denkt u erover om een elektrische auto te kopen voor gebruik? Dan kunnen deze artikelen u misschien helpen beslissen:

➡ Elektrische auto als bedrijfswagen – is het de moeite waard?
➡ Elektrische bestelwagens – overzicht en vergelijking

Vloot- en wagenparkbeheer

Als er veel bedrijfswagens worden gekocht en gebruikt door het bedrijf, is het een wagenpark of een wagenpark. Hoewel dit de basisprincipes van de belastingheffing niet verandert, neemt de administratieve inspanning toe met het aantal voertuigen. De volgende zaken moeten geregeld worden:

• Opslag van alle bestanden: documenten voor aankoop/leasing, voertuigregistratiedocument
• Rijbewijs check
• Beheersing van de bedrijfskosten
• Regelmatig onderhoud van voertuigen
• Routering
• Tankkaarten

Ook hier kan vandaag de dag veel vereenvoudigd worden met de juiste software. Zo houd je de vloot bij, wordt het bijhouden van het logboek vereenvoudigd en is er geen verwarrende papieren chaos.

Veelgestelde vragen

Beeld: WavebreakmediaMicro / stock.adobe.com