In de bouwsector ontstaan vaak conflicten door kwaliteitsproblemen en onvoldoende of onjuist uitgevoerde transacties. Aanvullingen door de klant en gewijzigde eisen leiden ook tot problemen. In dergelijke gevallen is de kennisgeving van bezwaren, ook wel een kennisgeving van bezorgdheid genoemd, onmisbaar. Op die manier voldoen de ambachtelijke bedrijven aan hun informatieplicht. Door de zorgen te registreren, beschermen de gespecialiseerde bedrijven zich tegen het aanvaarden van aansprakelijkheid als andere bedrijven verantwoordelijk zijn voor de fouten of gebreken. Hierdoor is het mogelijk om precies te bepalen wie de reparatie uitvoert en welk bedrijf welke claims heeft.
Afbeelding door RioPatuca Images – stock.adobe.com
Wat is een concernrapport?
De kennisgeving of kennisgeving van bezorgdheid volgens § 4 VOB/B is een kennisgeving die de aannemer doorstuurt naar de verantwoordelijke opdrachtgever. De advertentie bevat zorgen over verdere prestaties bij de huidige status. Typische voorbeelden zijn de slechte kwaliteit van bouwmaterialen en het risico op ongelukken. Voor een begrijpelijk bewijs is een schriftelijke kennisgeving van de zorgen nuttig, en het moet ook vóór de komende werkzaamheden worden gedaan.
In principe worden de bouwwerkzaamheden exact volgens de planningsdocumenten verzorgd. Toch kunnen er tekortkomingen optreden. Elk bedrijf is aansprakelijk voor zijn eigen handel, maar de aannemers hebben ook een verplichting om te controleren en te informeren. Dit omvat de controle over andere transacties. Dit is de enige manier om ervoor te zorgen dat de voortgang van de bouw correct en veilig is.
In geval van fouten of gebreken bent u als opdrachtnemer verplicht om een overeenkomstige melding van zorgen op te stellen. Hiervoor zijn sjablonen die het proces makkelijker maken.
Wanneer moeten ambachtslieden de zorgen registreren?
Alleen als de bezwaren tijdig schriftelijk zijn ontvangen, is opdrachtnemer vrijgesteld van eventuele aanspraken op gebreken – mits de gebreken verband houden met de daarbij behorende gebreken. Volgens de VOB moet de registratie onmiddellijk na de ontdekking gebeuren, d.w.z. zonder verwijtbare vertraging. Als een tegelzetter bijvoorbeeld aan het werk moet, heeft hij de plicht om de dekvloer te controleren op de juiste helling. Als dit niet beschikbaar is, moet hij onmiddellijk zorgen registreren. De zorgen zijn gericht tegen:
- de diensten van andere bedrijven,
- de kwaliteit van de materialen en/of componenten;
- het type handelsuitvoering.
Zelfs in gebieden waar de BGB en niet de VOB deel uitmaakt van het contract, zijn de ambachtslieden verplicht om zorgen te melden. Hier staat de algemene juridische gedachte op de voorgrond.
Waarom is het zo belangrijk om zorgen te melden?
Kwaliteits- of constructiefouten kunnen leiden tot ernstige problemen. In sommige gevallen treden de eerste fouten op tijdens de planning, in andere gevallen zijn de bouwmaterialen van inferieure kwaliteit of wordt het voorwerk verkeerd uitgevoerd. Dit leidt tot scheuren in de muren en andere problemen.
In principe zijn de aannemers verantwoordelijk voor de gebreken. Elke aannemer van een bouwproject heeft de verplichting om zijn eigen werk te creëren zonder gebreken. Tegelijkertijd is er een verplichting om fouten en defecten van andere transacties te melden. Alleen als alle betrokkenen aandachtig blijven, verloopt het project vlekkeloos en soepel. Structureel moeilijke planningselementen en veeleisende klanteisen kunnen ook de oorzaak zijn van een verklaring van bezorgdheid.
Als de voorwaarden tegen een schone en defectvrije uitvoering spreken, is een onmiddellijke melding noodzakelijk. Dit document wordt toegezonden aan de aanbestedende dienst of aan de gemachtigde projectbeheerder. Zo worden de aanmeldende ondernemers ontheven van aansprakelijkheidsclaims tegen zichzelf.
Zulke zaken belanden vaak voor de rechter. Dit maakt de concrete formulering van de melding des te belangrijker zodat de aannemer wordt ontheven van het aansprakelijkheidsrecht. Als het een constructiefout is zonder de zorgen aan te geven, controleren de experts hoe duidelijk het defect was. De vraag is hier of de aannemer hem had moeten erkennen.
Hoe moet het display worden gemaakt?
In ieder geval moet de kennisgeving van bezwaren schriftelijk gebeuren en het volgende bevatten:
- geadresseerde (klant of sitemanager),
- tijdige kennisgeving,
- duidelijke verklaringen,
- Afzender.
De melding van bezorgdheid bevat informatie over alle specifieke gebreken. De verklaring van verwachte tekortkomingen als de instructies niet worden opgevolgd, omvat ook daaraan. Door de structureel relevante details te vermelden, ontloopt de aanmeldende aannemer zijn aansprakelijkheid.
Belangrijk voor aannemers: Een eenvoudige kennisgeving of vermelding van de zorgen in het bouwprotocol is geen vervanging voor de advertentie.
Wat te doen als de klant niet reageert?
Volgens § 4 nr. 3 VOB/B is de klant de juiste contactpersoon voor de advertentie. Vaak echter, een geautoriseerde site manager adresseert en reageert op de zorgen. Als er geen reactie is, kan het ambachtelijke bedrijf rechtstreeks contact opnemen met de klant. Dit moet ook professioneel en schriftelijk gebeuren. In geval van twijfel of de sitebeheerder de nodige autoriteit heeft, is het ook raadzaam om contact op te nemen met de klant. Als noch de sitebeheerder noch de client op de weergave reageert, is verhoogde voorzichtigheid geboden. Dit geldt vooral bij een verhoogd risico op ongevallen door de gemelde gebreken. Met de melding van de zorgen gaat de verantwoordelijkheid over op de opdrachtgever: Dit betekent dat de opdrachtnemer niet langer aansprakelijk is.
Moet je ook tips geven over de oplossing of gewoon zorgen uiten?
Er zijn veel juridische valkuilen verbonden aan de advertentie. Daarom raden juristen aan om af te zien van het vinden van oplossingen. Dit zou een onnodig risico zijn voor gespecialiseerde bedrijven. Als de bouwer de tips opvolgt, kunnen ze later een ongunstige noodoplossing blijken te zijn. In dit geval zou de aanmeldende vakman mogelijk aansprakelijk worden gesteld.
Vanuit deze oogpunten is het zeker veiliger om geen alternatieven voor te stellen. Dat zou alleen maar een nieuwe verantwoordelijkheid op zich nemen.
Hoe verandert de vergoeding na een zorgmelding?
Na kennisgeving van de bezwaren kan de aanbestedende dienst wijzigingen gelasten die de bouwkosten verhogen. Dit zijn wijzigingen in de beloning, die de klant dienovereenkomstig berekent. Dit betekent dat de verplichting tot inzage en informatieverstrekking niet alleen een kritiek risico is voor ambachtelijke bedrijven. Het omvat ook de mogelijkheid om de beloningsrechten te verhogen door middel van de aangepaste of aanvullende voordelen. Over het algemeen vindt de gewijzigde gunning van de opdracht door de klant plaats na een grondig onderzoek van het object.