Laatst bijgewerkt op 22 juni 2022 door Energiebesparen
Bron afbeelding: lovelyday12/stock.adobe.com
Belastingcentrum van het bedrijf – boekhouding
De complexe belastingwetgeving in Duitsland betekent dat de boekhouding ook uitgebreide taken heeft als interface tussen de onderneming en het belastingkantoor. Ongeacht de grootte van het bedrijf en het type bedrijfsvorm, is de boekhouding verantwoordelijk voor het volledig en correct presenteren van de documenten die relevant zijn voor de belasting als basis voor de belastingaangifte. De zogenaamde voorbereidende boekhouding verwijst naar de voorbereidende fase van de belastingaangifte, ongeacht of deze wordt uitgevoerd in de onderneming zelf of door een belastingadviseur. Voor de uitvoering van de voorbereidende boekhouding in elke uitvoeringsvariant is een goede organisatie en continue zorgvuldige verwerking van zakelijke transacties door boekhouding uiterst belangrijk.
Een blik op de voorbereidende boekhouding
Voorbereidende boekhouding omvat alle werkzaamheden in de boekhouding die de fiscaal relevante documenten voorbereiden voor de uitvoering van de belastingaangifte. In de tweede stap worden de opgestelde boekhoudkundige documenten overgenomen door de belastingconsulent of de accountant om de verschillende belastingaangiften uit te voeren. In beide gevallen moet de voorbereidende boekhouding volledig, foutloos en begrijpelijk georganiseerd zijn om misverstanden, vragen en vertragingen bij de verwerking van de belastingaangifte vooraf uit te sluiten. Welke werkzaamheden de voorbereidende boekhouding in detail overneemt, kan vooraf worden besproken en bepaald met de belastingconsulent of de werknemer die de belastingaangifte in de onderneming opstelt.
De taak van voorbereidende boekhouding
De centrale taak van de voorbereidende boekhouding is het opstellen van de documenten die nodig zijn voor de belastingaangifte. Hiervoor moeten de volgende werkzaamheden worden verricht:
Documenten voorsorteren
Bij het voorsorteren van documenten organiseert de boekhouding de rekeningafschriften in de eerste stap. Deze zijn gegroepeerd op bankrekeningen en chronologisch gesorteerd op datum. In de tweede stap worden de bijbehorende documenten toegewezen aan de afzonderlijke accountbewegingen. Documenten die zijn toegewezen aan accountbewegingen kunnen uitgaande facturen of leveranciersfacturen zijn. Geldopnames zijn opgenomen in het kasboek.
Boeking en boekhouding van zakelijke transacties – het rekeningsysteem
Accounting maakt gebruik van een voorbereid accountsysteem voor boeking en boekhouding. Het boekhoudsysteem vertegenwoordigt het kader van de boekhouding. Het bestaat uit veel verschillende accounts die een specifieke naam en nummer dragen. Tijdens de toewijzing van de rekening worden de afzonderlijke zakelijke transacties beschreven in een boekingsrecord. Het bedrag van een inkomende of uitgaande rekeningtransactie wordt ingevoerd in het boekhoudsysteem in de vorm van een boekingsrecord. Elk bedrag gaat naar een overeenkomstige en toepasselijke rekening. Op het document noteert de boekhoudafdeling zowel de rekening waaraan het het bedrag en het bedrag heeft toegewezen als de kostenplaatsen op een hoger niveau.
Boek uw eigen facturen
De boekhoudafdeling geeft een factuur uit na de levering of service van uw eigen bedrijf. Nadat de factuur is verzonden, wordt het factuurbedrag bijgeschreven op de overeenkomstige rekening, waarop de factuur als openstaand wordt weergegeven. Zodra de factuur is betaald, voert de boekhoudafdeling het ontvangen bedrag met de bijbehorende boekingsrecord opnieuw in het rekeningsysteem in en toont het als afgehandeld.
Leveranciersfacturen boeken
De boeking van leveranciersfacturen volgt hetzelfde principe als de boeking van uitgaande facturen. Ook hier wordt het openstaande en later het betaalde bedrag toegewezen aan de gekoppelde rekeningen met een bijbehorende boekingsrecord.
Proces loonbelasting en sociale premies
Bedrijven die werknemers in dienst hebben, moeten voor elk van hun werknemers een maandelijkse aangifte inkomstenbelasting indienen bij het belastingkantoor en de bijbehorende bedragen betalen. Het bedrijf is verantwoordelijk voor het bepalen van de inkomstenbelasting en de sociale premies. Om de loonbelastingbedragen te bepalen, verzamelt de boekhoudafdeling centrale gegevens van de werknemers. Op basis van de gegevens bepaalt het de voor elke werknemer geldende inkomstenbelastingklasse en de kinderbijslag en bepaalt het de uit te keren inkomstenbelasting. De SooVerzekeringspremies worden ook bepaald door de boekhoudafdeling op basis van verdere individuele werknemersgegevens en betaald aan de verantwoordelijke instellingen.
Een reiskostennota maken
Voorbereidende boekhouding is ook verantwoordelijk voor de rapportage van reiskosten. Hiervoor int het de kosten die tijdens een zakenreis worden gemaakt voor een werknemer of voor het management. De boekhouding controleert of de onkosten kunnen worden opgenomen in de reiskostennota of niet. Dit komt omdat de reiskostendeclaratie alleen die kosten bevat die voor belastingdoeleinden kunnen worden gedeclareerd. Het maakt vervolgens de reiskostennota om deze dienovereenkomstig te boeken.
Documenten voorbereiden voor de voorafgaande btw-aangifte
Naast de verplichting om jaarlijkse omzetbelasting in te dienen, heeft elk bedrijf ook een verplichting om vooraf een aangifte omzetbelasting in te dienen. Wie niet is vrijgesteld van de btw-voorschotaangifte, moet deze elk kwartaal of maandelijks opstellen en indienen bij de belastingdienst. Voorbereidende boekhouding verzamelt alle documenten die relevant zijn voor de voorafgaande btw-aangifte. Facturen van het bedrijf worden samengesteld en gesorteerd volgens hun verschillende belastingtarieven om vervolgens de geïnde belastingbedragen te bepalen volgens belastingtarieven. Voor aftrek van voorbelasting stelt de voorbereidende boekhoudafdeling de inkomende facturen samen om ook de betaalde btw te bepalen. Uit het verschil tussen de twee bedragen wordt de te betalen omzetbelasting berekend, die vervolgens aan de kassa wordt betaald.
Taken die de belastingadviseur op zich kan nemen
Het werk dat de voorbereidende boekhouding kan doen en de taken die de belastingconsulent aanbiedt, overlappen elkaar. De belastingconsulent kan bijvoorbeeld de boekhouding en boeking van documenten overnemen. Veel bedrijven dragen hun salarisadministratie ook over aan een externe dienstverlener. Voor de vooraangifte omzetbelasting kan de belastingconsulent ook alleen bankafschriften en facturen overhandigd worden aan de hand waarvan hij de btw-plicht bepaalt. Daarnaast kan de belastingconsulent de jaarrekening opstellen, afschrijvingen boeken, jaarlijkse belastingaangiften opstellen en balansen opstellen. Daarom vereist de samenwerking met een belastingconsulent een precieze overeenkomst over welke taken de voorbereidende boekhouding overneemt.
Over de auteur:
Paul-Alexander Thies is Managing Director van Billomat, de online boekhouding voor kleine ondernemers, zelfstandigen en middelgrote bedrijven. Tijdens zijn studie richtte Paul-Alexander Thies zijn eerste bedrijf op en kent hij de uitdagingen van het starten van een bedrijf. De afgelopen 8 jaar heeft Paul-Alexander Thies gewerkt als Senior Management voor Groupon, Payleven (Rocket Internet) &Travador.