Laatst bijgewerkt op Februari 16, 2022 door A. Mroos
Een hoge energierekening (ook wel energierekening genoemd) moet niet als huurder worden geaccepteerd, maar altijd worden gecontroleerd. Volgens enquêtes van accountantsorganisaties is meer dan de helft van alle bedrijfskostendeclaraties onjuist. We laten u zien hoe u snel fouten in de energierekening kunt identificeren en bezwaar kunt maken.
Totaal: 1 uur
Controleer de datum en periode van de energierekening
Controleer of de datum van de energierekening overeenkomt met de factureringsperiode. Huurders moeten de energierekening uiterlijk twaalf maanden na het einde van de factureringsperiode hebben ontvangen (§ 556, Abs. 3 BGB) en de factureringsperiode moet altijd twaalf maanden beslaan. De verklaring van het kalenderjaar 2018 moet dus uiterlijk op 31.12.2019 aankomen en pas de exploitatiekosten van 01.01.2018 tot en met 31.12.2018 verrekennen. Een kortere factureringsperiode is mogelijk als een huurder pas in de loop van het jaar is ingetrokken.
De toerekeningswijze van bijkomende kosten controleren
Het is vooral belangrijk in de boekhouding van de bedrijfskosten dat het echt bedrijfskosten zijn en niet andere bijkomende kosten. Niet alle gemaakte kosten mogen door een verhuurder worden doorberekend aan de huurders. Zelfs met de toewijsbare bijkomende kosten mogen enkel de in de huurovereenkomst vermelde kosten in rekening worden gebracht. Als het in het algemeen verwijst naar “exploitatiekosten” of “alle bedrijfskosten”, dekt de overeenkomst alle toewijsbare kosten onder de exploitatiekostenverordening. Als de huurovereenkomst echter alleen individuele kosten vermeldt, moeten alleen deze worden betaald. Als er geen exploitatiekosten in de huurovereenkomst worden vermeld, hoeft de huurder alleen de verwarmings- en warmwaterkosten te betalen. De overige kosten zijn dan inbegrepen in de koude huur. Termen als “overige bijkomende kosten” zijn te vaag en daarom niet toegestaan. Elke operationele kostenpost moet expliciet worden vermeld in de huurovereenkomst en in de energierekening.
Controleer het aandeel van de bijkomende kosten op fouten
Huurders moeten deze gegevens controleren:
– Hoogte van de totale kosten
– Verdeelsleutel van bijkomende kosten
– Aandeel van huurder in de totale kosten
– Bedrag van de voorschotten (indien betaald)
Met deze informatie kunt u nu berekenen of het aandeel van de respectievelijke bijkomende kosten correct is. Ook hier is de huurovereenkomst belangrijk, omdat er de verdeelsleutel in zit. Volgens deze verdeelsleutel worden de evenredige bijkomende kosten berekend. Indien in de huurovereenkomst niets is overeengekomen, worden de bijkomende kosten in rekening gebracht naar gelang van het aandeel woonruimte.
Controleer de stookkosten
De stookkosten moeten als huurder apart worden gecontroleerd, omdat hier de wet de verdeling van de kosten specificeert. In moderne huizen moet 50 tot 70 procent van de stookkosten worden gefactureerd op basis van verbruik. In slecht geïsoleerde en vooral oudere appartementsgebouwen komt 70 procent veel voor. De rest van de stookkosten wordt verdeeld over de huurders op basis van woonruimte (§ 7 HeizkostenV). Als de verhuurder de stookkosten anders verdeelt, kunnen de benodigde stookkosten met 15 procent worden verlaagd (§ 12 HeizkostenV).
Controleer de winstgevendheid van de bedrijfskosten
Als de operationele kostenverklaring en de extra claim u veel te hoog lijken, moet u de winstgevendheid controleren. De verhuurder is verplicht bij zijn beslissingen rekening te houden met een passende kosten-batenverhouding (§ 556, lid 3 BGB). Als je een vermoeden hebt, moet je dat ook kunnen bewijzen. Om dit te doen, kunt u kostenramingen verkrijgen van serviceproviders in de regio en deze vergelijken met de activiteiten op de energierekening.
Optioneel: Documentinspectie aanvragen
Vermoedt u dat de individuele bijkomende kosten zijn overschat? Dan kunt u toegang vragen tot het document. De verhuurder moet de originele bonnetjes voor alle bijkomende kosten bewaren en indien nodig ter beschikking stellen. Ook hier moet je eerst naar de datum kijken, want een kostenpost hoeft alleen betaald te worden als het bonnetje tot de facturatieperiode behoort.
Als huurder kunt u alleen kopieën van de ontvangstbewijzen aanvragen als u niet kunt verschijnen om het ontvangstbewijs te inspecteren. Dit gebeurt bijvoorbeeld wanneer het hoofdkantoor van het vastgoedbeheer heel ver weg is. U mag echter wel foto’s maken van de bonnetjes tijdens de inspectie van de bonnetjes. Deze gelegenheid moet ook worden gebruikt om de bonnetjes na de afspraak in rust te krijgen.e. De individuele verbruiksgegevens van de medehuurders kunnen ook als huurder worden gezien.
Bezwaar maken tegen de energierekening
Heeft u een fout opgemerkt in de energierekening? Dien dan zo snel mogelijk bezwaar in. Na ontvangst van de energierekening heeft u daar twaalf maanden de tijd voor. Toch is het raadzaam om het bezwaar binnen enkele weken in te dienen, omdat de Betalingstermijn voor de aanvullende claim is slechts 30 dagen lang. Overigens kun je ook bezwaar maken als je de navordering al betaald hebt. U kunt de aanvullende vordering dus binnen de termijn van 30 dagen afwikkelen en later alsnog het recht uitoefenen om bezwaar te maken. Voor het rechtszekere bezwaar hebben huurders twee opties:
Optie 1: Bezwaar en gedeeltelijke betaling
Bij een duidelijke fout betaalt de huurder enkel het deel van de exploitatiekosten dat vrij is van gebreken en dient hij binnen 30 dagen bezwaar in. Als de tegenstrijdigheid klopt, hoef je het geld niet terug te vorderen van de verhuurder. Deze variant is vooral de moeite waard als je net geen geld hebt of de fout zo voor de hand ligt dat de verhuurder het direct zal zien.
Optie 2: Bezwaar en betaling onder voorbehoud van invordering
De huurder betaalt de volledige exploitatiekosten, maar dient binnen 30 dagen bezwaar in en wijst op de fout. In geval van bezwaar behoudt de huurder zich het recht voor om de betaling terug te vorderen.
Bezwaar – Vorm en rectificatieperiode
Welke variant je ook kiest, je moet het bezwaar schrijven en rechtvaardigen. Daarnaast moet je kunnen aantonen dat de verhuurder het bezwaar tijdig heeft ontvangen. In het geval van een persoonlijke overdracht moet u een getuige meenemen of een ontvangstbewijs laten afgeven door de verhuurder. Zonder persoonlijke levering moet u een aangetekende brief gebruiken.
Als de verhuurder de fout ziet, stuurt hij een reparatie. Net als het bezwaar moet de rectificatie de huurder binnen twaalf maanden na ontvangst van de energierekening bereiken, anders is deze ongeldig. Als de verhuurder het bezwaar niet aanvaardt, moet u advies inwinnen bij de huurdersvereniging of een advocaat.
Heeft u vragen? Wij beantwoorden ze!
Welke informatie moet in de energierekening worden opgenomen?
–Boekhoudperiode
– Lijst van totale kosten
– Uitleg van de distributiesleutel
– Berekening van het aandeel van de huurder
– Verrekening van voorschotten
– Bedrag van terugbetaling of extra betaling
Welke extra kosten kunnen worden doorberekend aan huurders?
–Grondbelasting
–Watervoorziening
–Drainage
– Verwarmings- en uitlaatsysteem
–Verlichting
– Vuilnisophaling / straatreiniging
– Schoonmaak / ongediertebestrijding
–Tuinieren
– Huis wasmachine
– Kabel-tv / antenne
– Kosten van eigendoms- en aansprakelijkheidsverzekering voor gebouwen en grond
Welke extra kosten mogen niet in rekening worden gebracht?
–Reparatiekosten
– Administratiekosten (bankkosten, verzendkosten, rente)
– Aanschaf- of huurkosten voor afvalcontainers
– Kosten waarvan bewezen is dat ze door slechts één huurder zijn veroorzaakt
– Kosten voor de rechtsbijstandverzekering van de verhuurder
– Bijdrage aan de Vereniging van Eigenaren
– Hogere bijkomende kosten door ingezeten bedrijfsruimte
Welke distributiesleutels zijn beschikbaar voor bedrijfskosten?
– Facturering op basis van verbruik
– Facturering op basis van aandeel woonruimte
– Facturering op basis van aantal personen
– Facturering per wooneenheid
Als de verhuurder geen distributiesleutel specificeert, moet deze in rekening worden gebracht op basis van het aandeel van de leefruimte (§ 556a BGB).
Wat is het verschil tussen nutsvoorzieningen en bedrijfskosten?
Exploitatiekosten zijn de kosten die de eigenaar van een perceel grond of onroerend goed doorlopend maakt (§ 27 II. De exploitatiekosten zijn duidelijk omschreven in § 2 van de Exploitatiekostenverordening.
Bijkomende kosten zijn alle kosten die door de verhuurder worden gemaakt. Dit omvat exploitatiekosten en andere kosten die niet aan huurders mogen worden doorberekend. Voorbeelden zijn reparatie- of administratiekosten. Helaas worden de termen nog vaak door elkaar gebruikt, waardoor verwarring ontstaat bij huurders. Daarom gebruiken we de term ‘Rijkosten.
Is een late energierekening mogelijk?
Ja, maar alleen als de verhuurder geen schuld heeft aan de vertraging. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren als de energieleverancier hem de rekening te laat bezorgt.
Afbeelding Credit: hans12 / stock.adobe.com