Laatst bijgewerkt op Februari 16, 2022 door A. Mroos
Tellen, wegen en meten – dit alles en meer is een van de vervelende taken van de inventaris van één bedrijf. In de meeste gevallen moeten werknemers deze inventarisatie van een bedrijf aan het einde of aan het begin van elk jaar uitvoeren. In sommige gevallen sluiten bedrijven zelfs tijdens voorraad of weekendwerk. De kosten van een hangt meestal af van de grootte van het bedrijf en de bijbehorende aandelen.
Vanwege de enorme inspanning en de enorme tijd waarin het niet mogelijk is om te werken, doen zelfs sommige bedrijven het zonder de nauwkeurigheid van de inventaris en moeten werknemers alleen ruwe schattingen van voorraden en voorraden noteren. Indien de fiscus tijdens het beheer een onjuiste inventaris ontdekt, kan de boekhouding zo nodig worden weggegooid en dus niet als regulier worden aangemerkt. Hierdoor moeten ondernemers rekening houden met een belastingachterstand.
Wat is een inventarisatie precies?
Velen zouden waarschijnlijk eerst denken aan het tellen van voedsel in supermarkten of kleding uit boetieks bij het inventariseren. Alle afzonderlijke onderdelen worden vermeld en genoteerd. De term omvat echter aanzienlijk meer gebieden dan alleen het tellen van verschillende producten. Een inventaris omvat de fysieke of boekhoudkundige registratie van alle componenten in een bedrijf. Deze balans is afgedekt in activa en passiva.
De procedure is dus het bewijs van het correct bijhouden van de boekhouding en verrichtingen. Het doel is om de huidige voorraad goederen of monetaire middelen te bepalen. Ter vergelijking: dit kan ook lager of hoger zijn op het moment van de huidige voorraadwaarde. U kunt deze waarde bepalen, bijvoorbeeld door controle of het merchandise management systeem. Natuurlijk kunnen er, ondanks een nauwkeurige inventarisatie, fouten optreden, waarbij doel- en werkelijke waarden afwijken.
Redenen voor afwijkingen in de huidige voorraden van de boekhoudingen:
- Chaos, wanorde
- onvolledige processen
- Diefstal
Welke bedrijven moeten inventariseren?
Alleen boekhoudkundige ondernemers zijn wettelijk verplicht om te inventariseren. De verplichting vloeit voort uit zowel § 240 e.v. van het Duitse wetboek van koophandel als §§ 140 e.v. van het belastingwetboek.
Ondernemers die niet aan boekhoudkundige eisen zijn onderworpen, hoeven geen inventaris uit te voeren. Een vrijwillige inventarisatie kan echter nog steeds nuttig voor hen zijn, bijvoorbeeld om de waarde van het bedrijf in te schatten of om langzame verkopers te identificeren. Dit kan ook helpen om de kredietwaardigheid bij de bank te bewijzen of om een partner voor de operatie te vinden. Over het algemeen helpt de vrijwillige inventarisatie om de financiële situatie van het bedrijf beter te beoordelen.
Wie is verantwoordelijk voor de inventarisatie?
Natuurlijk zou het voor de bazen wenselijk zijn als hun werknemers naast hun dagelijkse werk de inventaris maken. Er zouden geen extra kosten zijn en geen extra diensten. In kleine bedrijven kan dit in sommige gevallen zelfs mogelijk zijn, in grote minder. Voordat je begint is het verstandig om een team samen te stellen:
- een teller
- een scribent
- een inspecteur
In het beste geval moeten deze drie op verschillende gebieden in de dagelijkse bedrijfsvoering werken. Zo voorkom je dat medewerkers verkeerd tellen of inventaris verduisteren.
Indien mogelijk moet u externe medewerkers inhuren die niets met het bedrijf te maken hebben. Of u kunt uw werknemers instrueren om te zorgen voor de inventaris in gebieden waar ze niet werken. Anders bestaat in het ergste geval het risico dat andere belangen dan de bepaling van de landbouwvoorraden op de voorgrond staan.
Voorbeeld: Een werknemer die als schilder en varnisher werkt, werd betrapt op het stelen van vliesbehang en moet uiteindelijk precies deze voorraden in de inventaris opnemen. Of de directeur de medewerker in dit geval kan vertrouwen? Helaas zijn dit niet alleen geïsoleerde gevallen, daarom moet u indien nodig externe medewerkers gebruiken.
Gevolgen van een onjuiste inventarisatie
Zoals hierboven beschreven, kunnen er verschillende fouten optreden tijdens de inventarisatie. Wat zijn precies de gevolgen als een inventarisatie niet één keer per jaar goed is geregistreerd? De volgende fiscale gevolgen zijn mogelijk:
- Boekhouding niet bijgehouden wegens niet-inzameling van voorraden Naar behoren
- Accountant van de belastingdienst verhoogt de voorraad, wat leidt tot belastingachterstanden
- Beveiligingstoeslag op de inventaris moet door de accountant worden gemaakt, omdat er verdere fouten zijn opgetreden, worden verdere belastingachterstanden toegevoegd
- Auditor zoekt naar kasverschillen. Schattingen van omzet en winst dreigen als er fouten zijn – belastingachterstanden.
- De kosten van goederen komen niet overeen met de gegenereerde inkomsten, wat ook een belastingachterstand betekent. Als een bestuurder niet kan weerleggen dat het slechts om een eenmalige inventarisfout gaat, kan in het ergste geval een strafrechtelijke procedure wegens belastingontduiking volgen.
Neem de inventaris dus serieus en bereid deze dienovereenkomstig in detail voor om fiscale nadelen te voorkomen. Let op volledigheid.
Welke inventarisatieprocedures zijn er?
Er zijn drie inventarisatieprocedures die door de belastingkantoren worden geaccepteerd. Belangrijke datuminventaris, misplaatste inventaris en permanente inventaris. Welk proces het beste past, hangt af van het betreffende ambachtelijke bedrijf.
Inventarisatie van de belangrijkste datums
De belangrijkste datuminventaris is vrijwel de klassieke variant. Hier wordt de inventarisatie uitgevoerd rond de laatste dag van het boekjaar, maar niet later dan tien dagen daarna. Goederenontvangsten tussen de 1e en 10e dag van het volgende jaar worden van de voorraad afgetrokken en goederenverkopers worden toegevoegd.
Deze voorraadvariant is vooral de moeite waard voor bedrijven waar er in de eerste weken van het nieuwe jaar sowieso niet veel aan de hand is. De inventaris van de belangrijkste datum moeten worden gebruikt in het geval van voorraden waar ongecontroleerde verwijderingen kunnen optreden als gevolg van krimp, verdamping, verslechtering of kwetsbaarheid. Uitgesloten zijn objecten waarvan de afwijkingen naar ervaring altijd hetzelfde blijven.
Verplaatste voorraad / tijdverschoven voorraad
In het geval van de verplaatste inventaris hebben bedrijven twee opties: of ze vinden plaats binnen drie maanden voor het einde van het lopende boekjaar of in de eerste twee maanden van het volgende jaar. Of de misplaatste voorraad bij uw bedrijf is toegestaan, hangt af van de vraag of oncontroleerbare uitstroom van de artikelen waarschijnlijk is. Als u het niet zeker weet, blijf dan bij de inventaris van de sleuteldatum en laat de tijdverschoven inventaris schriftelijk goedkeuren door het belastingkantoor.
Permanente inventaris
Permanente inventarisatie is mogelijk als de magazijnboekhouding in het ambacht zeer goed digitaal is georganiseerd. Dan kun je de voorraden eenvoudig filteren op type en hoeveelheid. Niettemin moet ten minste eenmaal per boekjaar een volledige, feitelijke inventaris worden uitgevoerd, waarin afwijkingen van de permanente inventaris in de voorraadboeken moeten worden gecorrigeerd.
- Alle voorraden, toevoegingen en onttrekkingen moeten afzonderlijk per dag, type en hoeveelheid in de voorraadboekhouding worden opgenomen en met bewijsstukken worden gedocumenteerd.
- De feitelijke inventaris moet worden gedocumenteerd en het resultaat ervan. De dag van inventarisatie en de verantwoordelijke personen moeten worden gedocumenteerd.
Opstellen van een inventaris in het ambachtelijke bedrijf
Voorbereiding is vooral belangrijk in de jaarlijkse inventarisatie. Met deze handleiding gaat u niet fout bij het voorbereiden van de inventaris.
De voorraadperiode definiëren
De inventaris moet regelmatig worden uitgevoerd op de balansdatum – d.w.z. de laatste dag van het boekjaar – en alle activa van een bedrijf bestrijken. Daarom is een goede planning of het vaststellen van een datum voor de inventaris van groot voordeel. Als u kort voor het saldo met de voorraad begint, kan de herberekening naar de balansdatum ingewikkeld zijn. Producten die zijn toegevoegd of verkocht, moeten dienovereenkomstig worden gecorrigeerd vanaf de eerste dag van het volgende jaar bij het inventariseren. Begin dus vroeg met plannen.
Wijs verantwoordelijke medewerkers toe
Zoals hierboven vermeld, is het slim om in teams van drie te werken. Een teller, een recorder en een controller. Daarnaast zou het een voordeel zijn als de baas tussendoor het werk bekijkt en de aantekeningen controleert.
Invoeren van het bereik van de voorraad
Naast het tellen, wegen en meten van voorraden zijn er ook consignatiegoederen, monsters van zakenpartners, vaste activa zoals machines, gereedschappen of voertuigen, die echter niet hoeven te worden opgenomen.
Sorteer voorraden
Bij voorbaat moeten bestuurders natuurlijk hun eigen goederen kopen van Afzonderlijke goederen die eigendom zijn van de klant die mogelijk al zijn gekocht, of commissiegoederen. Sorteer uw goederen op materiaal en producten van dezelfde producten. Een kleine tip: Noteer ook de exacte locatie, zoals magazijn of werkplaats, waar je de goederen hebt opgehaald.
Lijsten bijhouden
Bedrijfseigenaren moeten ervoor zorgen dat inventarislijsten worden bijgehouden. Deze kunnen worden verkregen bij fabrikanten van uw eigen boekhoudsoftware of in de conventionele kantoorboekhandel. Zorg ervoor dat de verantwoordelijke personen alle records archiveren die binnen de belastingbewaarperiode zijn gemaakt. Zo voorkom je negatieve fiscale gevolgen.
Bron afbeelding: industrieblick/stock.adobe.com