Laatst bijgewerkt op 25 juni 2021 door A. Mroos
Als de klant niet betaalt
Het is een lange weg naar de eerste herinnering. Zelfstandige vakmensen moeten hun bedrijf met grote inzet en zorg opbouwen en veel tijd en energie investeren om klanten aan te trekken. De uitvoering van een bestelling gaat gepaard met uitgebreid voorwerk, te beginnen met de werknemers via de inkoop van materialen tot de bijbehorende uitgaven. Het is des te vervelender voor uw ambachtelijk bedrijf als de klant niet betaalt na een succesvol afgerond project. Het schrijven van een herinnering als vakman vereist enige overweging om zo effectief mogelijk te werk te gaan bij het innen van openstaande schulden.
Acceptatie – basis voor factuur en herinnering
Volgens § 641 en § 650g Abs. 4 BGB (Burgerlijk Wetboek) is een aanvaarding van de service van de vakman door de klant een voorwaarde voor u als vakman om uw factuur te kunnen uitreiken. In overeenstemming met de wettelijke vereisten wordt een werkstuk geacht door de klant te zijn aanvaard wanneer hij het aanvaardt. Daarnaast erkent uw klant stilzwijgend uw prestaties zolang hij niet klaagt. Maar je moet
neem een juridisch veilig pad voordat u factureert en eis uitdrukkelijke acceptatie. Volgens § 640 Abs. 2 BGB (Duits Burgerlijk Wetboek) wordt aan de aanvaarding voldaan wanneer u uw dienst hebt voltooid en nadat u uw klant hebt verzocht deze te accepteren. U dient hiervoor een redelijke termijn te stellen, zoals binnen 7 dagen na levering. Als uw termijn voor acceptatie verstrijkt zonder een antwoord of klacht, wordt uw service geacht te zijn geaccepteerd. Aan het einde van deze periode is uw factuur verschuldigd.
Tip: Verduidelijk de regels voor acceptatie
Neem uw voorschriften voor de aanvaarding van uw ambachtelijke diensten op in de algemene voorwaarden van uw bedrijf. Raadpleeg bij het maken van uw aanbieding uw algemene voorwaarden. U kunt uw voorschriften voor acceptatie ook rechtstreeks in uw aanbod formuleren. Als uw klant zijn bestelling bij u plaatst naar aanleiding van uw aanbod, dan is hij ook akkoord gegaan met uw voorwaarden.
Eerst de factuur – dan de herinnering
Bij het factureren is het erg belangrijk dat je naast een correct uitgevoerde factuur een betalingstermijn instelt, waarbinnen het factuurbedrag op je rekening moet worden ontvangen. Als u geen betalingstermijn voor de klant instelt, moet hij binnen 30 dagen na ontvangst van uw factuur betalen. Als de bijbehorende deadline is verstreken zonder dat de klant heeft betaald, geef dan uw eerste herinnering.
Tip: Persoonlijke hoffelijkheid kan helpen bij het oplossen van betalingsproblemen
Parallel aan uw schriftelijke herinneringen kan een telefonisch contact ook nuttig zijn. Praat met uw klant over eventuele betalingsmoeilijkheden en bied hem een termijnbetaling aan. Spreek ook hiervoor vaste data af als betalingstermijnen. Als de in gebreke blijvende klant zich hier niet aan houdt, treedt uw aanmaningsprocedure op de achtergrond in werking.
Hoe u uw herinnering kunt corrigeren – van de eerste herinnering tot de aanmaningsprocedure
Uw herinnering hoeft geen vooraf bepaald formulier te volgen, maar moet basisinformatie bevatten
bevatten.
- Geef je brief de ondubbelzinnige titel zoals “1e herinnering” of
“Betalingsherinnering”. - Als inleidende herinneringstekst is een korte regel voldoende, zoals “Helaas hebben we tot
kan vandaag de ontvangst van de betaling niet bepalen” - Maak duidelijk naar welke claim uw herinnering verwijst en herhaal de
Factuurbedrag - Uw herinnering moet een datum hebben
- Stel een betalingstermijn in met een unieke kalenderdatum en niet “binnen 10
vergaderingen” - Geef de gevolgen aan van een verdere betalingsachterstand voor de
Klanten zullen volgen - Formuleer uw herinnering objectief, beleefd en zonder persoonlijke verwijten
- Voeg indien nodig vertragingsrente toe aan het factuurbedrag
Tweede en derde herinnering
Na het verstrijken van de aanmaningsperiode moet een tweede aanmaning worden afgegeven met een verdere kortere betalingstermijn. De derde herinnering moet de laatste herinnering zijn voordat u de gerechtelijke aanmaningsprocedure start. Puur juridisch gezien ben je niet verplicht om meerdere herinneringen te schrijven. Ten minste één aanmaning had echter niet succesvol moeten zijn om een betalingsbevelprocedure in te leiden.
Tip: Aanbetaling voor projectbescherming
Een zekere manier om te voorkomen dat u aan het einde van een bestelling een vakmanherinnering schrijft, is door een aanbetaling af te spreken. Al bij het indienen van een offerte kunt u een aanbetaling formuleren als voorwaarde voor de uitvoering van een order. Stel vanaf het begin uw voorwaarden aan de klant en formuleer deze zo transparant mogelijk. De aanbetaling kan bijvoorbeeld de kosten van materialen dekken en zo uw vooruitbetaling verminderen. Een serieuze klant zal dit begrijpen en neemt met een aanbetaling minstens een deel van het risico op zich.
Over de auteur:
Paul-Alexander Thies is Managing Director van Billomat, de online boekhouding voor kleine ondernemers, zelfstandigen en middelgrote bedrijven. Tijdens zijn studie richtte Paul-Alexander Thies zijn eerste bedrijf op en kent hij de uitdagingen van het starten van een bedrijf. De afgelopen 8 jaar heeft Paul-Alexander Thies gewerkt als Senior Management voor Groupon, Payleven (Rocket Internet) &Travador