Voorbereiding op afwezigheid in het ambachtelijke bedrijf

Laatst bijgewerkt op 25 november 2021 door A. Mroos

Foto: Janina Dierks / stock.adobe.com

Voor de meeste bedrijven betekent de kerstperiode ook vakantietijd – dit is ook het geval in de ambachtelijke sector. Voor de welverdiende vakantie is er echter vaak nog veel te doen, vooral als baas moet je je eigen afwezigheid in de ambachtelijke business goed voorbereiden. Hier zijn een paar tips over hoe je de tijd voor de vakantie kunt gebruiken om je eigen afwezigheid voor te bereiden en te zorgen voor een soepel proces.

Gratis offerte

1. Krijg een overzicht

In een eerste stap voor vakantievoorbereiding moet je eerst een overzicht krijgen om de situatie beter in te schatten. Stel jezelf de volgende vragen:

• Wat is de huidige bestelsituatie en hoe zal deze zich naar verwachting ontwikkelen tot de feestdagen?
• Welke taken kunnen voor mij persoonlijk worden gedelegeerd?
• Wie kan deze taken op zich nemen?
• Welke data kunnen niet worden gedelegeerd?

Op deze manier kun je al grofweg inschatten hoe hoog de werkdruk zal zijn voor en tijdens je vakantie. Natuurlijk kan er nog steeds spontaan iets binnenkomen, maar voor een eerste overzicht zou het voldoende moeten zijn om je voorlopig te oriënteren op de momenteel komende afspraken en taken.

Soms kan het ook zinvol zijn om bedrijfsvakanties te regelen en alle medewerkers op vakantie te sturen, als er bijvoorbeeld tussen kerst en oud en nieuw meestal geen nieuwe bestellingen binnenkomen. Als baas moet je echter niet in een opwelling bedrijfsvakanties regelen, omdat deze in strijd kunnen zijn met de vakantiewensen van de werknemers en meestal moeten worden gerechtvaardigd door dringende operationele zorgen.

2. Plan en maak afspraken

Nadat je een eerste overzicht hebt gekregen, durf je de tijd voor en tijdens je vakantieperiode in te plannen. Enerzijds kan het gaan om afspraken in de reguliere bedrijfsvoering en afspraken die vooral uw vakantievoorbereiding dienen. Controleer hiervoor uw eigen afsprakenkalender en houd onder andere rekening met bestel-, indienings- en kennisgevingstermijnen en data voor betalingen.

Zodra je hebt besloten welke collega’s tijdelijk je delegeerbare taken moeten overnemen en wie je gaat vervangen, regel je afspraken met de betreffende collega’s. Plan daarnaast kort voor aanvang van de vakantie een gesprek in met alle medewerkers en informeer hen persoonlijk of per e-mail. Tijdens dit teamoverleg kun je de medewerkers nogmaals informeren over afspraken, taken en verantwoordelijkheden. Bepaal daarnaast onder welke omstandigheden, in welke spoedeisende gevallen en op welke manier de medewerkers u ook tijdens uw vakantie kunnen bereiken.

Bereid alle vergaderingen goed voor om uw medewerkers te informeren over al het belangrijke en te zorgen voor een soepele overgang. Maak daarnaast een afspraak voor de eerste dag dat je terugkomt bij het bedrijf.

3. Organiseer representatie

Een verscheidenheid aan taken kan ook worden overgenomen door andere werknemers terwijl u weg bent. Het is niet absoluut noodzakelijk om alle taken aan slechts één persoon over te dragen, maar u moet zeker een betrouwbare medewerker kiezen die u zowel intern als extern vertegenwoordigt en als contactpersoon optreedt. Natuurlijk moet deze persoon over de juiste competenties beschikken. Soms, afhankelijk van de duur van uw vakantie, moeten er mogelijk volmachten worden uitgegeven om het bedrijf draaiende te houden.

Voor de overdracht moet u voldoende tijd nemen om de medewerkers te informeren over de taken en hen op te leiden. Vooral bij de overdracht aan uw vertegenwoordiger moet u zorgvuldig te werk gaan, zodat de betreffende werknemer u betrouwbaar kan vertegenwoordigen.

Als u een bovengemiddelde afwezigheid verwacht, moet u mogelijkdie onder andere zorgt voor personeelszaken, wachtwoorden of sleutels.

4. Informeer over afwezigheid

Zoals in zoveel gevallen is een goede communicatie van bijzonder belang voor aanvang van de vakantie. In het beste geval hebben je collega’s en medewerkers je ruim van tevoren geïnformeerd over je vakantieplannen. Het kan echter nuttig zijn om jezelf op dit punt terug te roepen in het geweten met een beetje doorlooptijd – ook om werknemers te informeren over de komende vergaderdata.

Stuur ook zakenpartners, zoals leveranciers, vooraf informatie over uw afwezigheid. Als je direct klantcontact onderhoudt, is het zinvol om hen vooraf te informeren. Zowel zakenpartners als klanten moeten u vertellen wie u zal vertegenwoordigen.

Deze informatie is goed te combineren met een persoonlijke kerstgroet.

5. Schakel telefoonomleiding in

Het kan natuurlijk nog steeds zijn dat klanten of externe partners je proberen te bereiken. Om te voorkomen dat ze zich afvragen waarom een antwoord zo lang op zich laat wachten, moet je ervoor zorgen dat oproepen worden doorgestuurd naar een andere collega.

Veel telefoonsystemen bieden tegenwoordig probleemloze en eenvoudig in te stellen doorschakeling van oproepen. Op deze manier blijven bellers niet eeuwig aan de lijn hangen zonder een antwoord te ontvangen, maar worden ze in plaats daarvan rechtstreeks doorgestuurd naar de vertegenwoordiging die u aanwijst. Als dit niet mogelijk is of als er niemand dienst heeft tijdens uw vakantie, kan er ook een antwoordapparaat worden ingesteld. Hier kunt u een persoonlijk bericht opnemen om bellers te laten weten dat u tijdelijk niet beschikbaar bent.

6. Een out-of-office bericht instellen

Daarnaast moet u ook een out-of-office bericht maken dat als automatisch antwoord wordt verzonden naar afzenders die per e-mail contact met u proberen op te nemen. Bij de meest gangbare e-mailprogramma’s zoals Outlook is het eenvoudig mogelijk om zo’n notitie in te stellen of een automatisch e-mailantwoord te activeren. Het afwezigheidsbericht moet de volgende informatie bevatten:

• Groet (bijv.: “Geachte heer , mevrouw …”, “Goedemiddag…” enz.)
• Periode van afwezigheid
• Datum vanaf wanneer de ontvanger weer bereikbaar is
• Houd er rekening mee dat inkomende e-mail niet wordt doorgestuurd
• Geef de naam en contactgegevens (e-mailadres, telefoonnummer, enz.) van de vertegenwoordiger op
• Indien vertegenwoordigd door meerdere collega’s, geef dan alle contactpersonen en hun contactgegevens op
• Tijdens bedrijfsvakanties: Raadpleeg indien nodig een bij u bekende hulpdienst van een vakman
• Met vriendelijke groet
• Indien beschikbaar, uw e-mailhandtekening

Vermeld uw eigen contactgegevens tijdens de vakantie niet in het out-of-office e-mailbericht. De verwijzing naar uw vertegenwoordiging zou moeten volstaan. In bijzonder dringende gevallen kan de betreffende medewerker dan contact met u opnemen.

Kortom, het out-of-office bericht dat u instelt, wordt automatisch als antwoord verzonden naar de afzenders van ontvangen berichten. Daarom kunt u het out-of-office bericht ook formuleren en structureren als een normale e-mail. Deze kun je vervolgens opslaan als samples voor latere feestdagen.

Maar vergeet niet om automatische antwoorden uit te schakelen als je weg bent.

7. Begin je vakantie

Bekijk op de laatste werkdag zorgvuldig alle bovenstaande punten om te voorkomen dat u iets vergeet. Bespreek kort met je vertegenwoordiger en organiseer indien nodig een kort teamoverleg met alle medewerkers om voorlopig afscheid te nemen. Daarnaast kan het nuttig zijn om te zorgen voor een gegevensback-up op de computer en om alle belangrijke zakelijke documenten en persoonlijke bezittingen in de operatiekamers op te ruimen.

Als je je afwezigheid in de dagen en weken ervoor al goed hebt voorbereid, mag niets een ontspannen begin van je vakantie in de weg staan.

8. Denk na over de planning

Zodra je weer aan het werk gaat, krijg je eerst een overzicht van hoe alles werkte tijdens je afwezigheid. Gebruik daarom de eerste werkdag voor de vergaderdatum die je van tevoren al hebt bepaald en de overdracht van taken aan jou.

Reflecterenn op basis van hoe goed je je afwezigheid hebt voorbereid en wat er in de toekomst verbeterd kan worden. Maak indien nodig een persoonlijke checklist voor jezelf en schrijf op waar je vooral op moet letten voor je volgende afwezigheid.