Cash checkout: voorbereiding, procedure en checklist

Laatst bijgewerkt op juli 4, 2022 door Energiebesparen

In tegenstelling tot de belastingcontrole van de belastingdienst kan de cashcheck ook onaangekondigd plaatsvinden. Bedrijven met kassasystemen moeten altijd aan alle wettelijke eisen voldoen en met name geldintensieve industrieën zoals bakkers, slagers en kappers staan altijd centraal in de belastingdiensten.

Voorbereiding

De cheque is gebaseerd op § 146b van het belastingwetboek en is geen externe controle volgens § 193 AO. Om deze reden hoeft het niet te worden aangekondigd en kan het veel sneller gaan dan een externe audit met volledig cash management. Om dit te laten slagen, moet je goed voorbereid zijn.

Allereerst moet u ervoor zorgen dat het kassasysteem wettelijk voldoet. Om dit te garanderen, moet u de aankoop of wijziging van het kassasysteem in geval van twijfel met uw belastingadviseur bespreken. Als het een elektronische kassa is, moet deze uiterlijk in oktober 2020 zijn aangesloten op of een technisch beveiligingsapparaat bevatten volgens BSI TR-03153.

De contante controle kan ook worden uitgevoerd als de belastingplichtige of zijn wettelijke vertegenwoordiger (§ 34 AO) niet aanwezig is. Dan moet de fiscus zich legitimeren bij een persoon die alle essentiële rechten van toegang en gebruik van het kassasysteem heeft. Bij een checkout zonder hun aanwezigheid moet er dus minimaal één medewerker zijn die getraind is, toegang heeft tot alle belangrijke data, door het bedrijf kan begeleiden en informatie kan verstrekken. Werknemers moeten de contactgegevens van de belastingadviseur kennen en mogen geen informatie verstrekken zonder hem te raadplegen. Als ze echter met de kassa werken, moeten ze de gegevens van de kassa GoBD-compatibel kunnen exporteren naar een USB-stick of op een andere manier beschikbaar kunnen stellen. Daarnaast dient u te zorgen voor een vrije ruimte waarin de procedure van de kassacheck met de examinator kan worden verduidelijkt.

Afloop

De kassacontrole wordt onaangekondigd uitgevoerd tijdens normale bedrijfs- en werkuren, maar kan ook buiten kantooruren worden uitgevoerd als er nog werkzaamheden in het bedrijf worden uitgevoerd. De belastingplichtige heeft de plicht om mee te werken en moet de kasadministratie en boekingen – al dan niet elektronisch – inzien. Als deze gegevens in het bezit zijn van een derde partij, heeft deze derde partij de plicht om mee te werken.

Het kan zijn dat de belastingambtenaar niet eerst een kassacontrole uitvoert en alleen de afhandeling van de kassa’s in openbare bedrijfsruimten observeert. Dan hoeft hij zich niet te identificeren. Hij kan ook op meerdere dagen testaankopen uitvoeren en observeren zonder zich te openbaren. Theoretisch kan hij de kassacontrole ook volledig weglaten als hij tijdens de waarneming niets verdachts vindt.

Als hij wordt verdacht van belastingontduiking, mag hij ook het bedrijfspand betreden en het kassasysteem aan hem laten demonstreren. Hij kan ook documenten met betrekking tot het beheer van het kassasysteem en andere relevante organisatorische documenten inzien. Maar dan moet hij zich wel legitimeren.

Cash check kan een externe audit worden

Als de belastingambtenaar fouten vindt in de kasadministratie, boekingen of het gecertificeerde technische beveiligingsapparaat, kan hij overgaan tot een externe audit zonder voorafgaand inspectiebevel. De overgang naar externe audit is belangrijk om de feiten zo snel en grondig mogelijk op te helderen. Dit is een discretionaire beslissing van de verantwoordelijke persoon.

De overdracht van de externe audit moet schriftelijk aan de belastingplichtige worden gemeld en de start van de externe audit moet worden geregistreerd, met vermelding van de datum en het tijdstip. Deze schriftelijke overgangskennisgeving vervangt het anders noodzakelijke onderzoeksbesluit volgens § 196 AO, maar moet aan dezelfde rechtsgrondslagen voldoen.

Waar letten accountants op bij het controleren van de kassa?

Algemene aspecten van de controle

• Worden alle inkomsten en uitgaven volledig geregistreerd?
• Zijn inkomsten en uitgaven duidelijk gescheiden?
• Zijn facturen achteraf gewijzigd?
• Wordt aan de individuele registratieplicht voldaan?n?
• Zijn de bonnetjes genummerd?
• Is de trainingsmodus opgenomen?
• Komen de totalen op de Z-Bon en in de kassa overeen?
• Is de kassa op een of andere manier gemanipuleerd?

Bijzonderheden van elektronische kassa’s

Ook het juiste gebruik van elektronische kassa’s wordt gecontroleerd. Het gebruik van elektronische kassasystemen is niet wettelijk verplicht. Indien beschikbaar, moeten ze echter vanaf oktober 2020 zijn uitgerust met een technische veiligheidsvoorziening en aan bepaalde eisen voldoen. Bij het gebruik van een elektronische kassa wordt speciale aandacht besteed aan de volgende informatie:

• Kunnen alle bedrijfsrelevante gegevens op elk moment elektronisch worden geëvalueerd?
• Kunnen belangrijke gegevens tien jaar worden bewaard?
• Procesdocumentatie voor het gebruikte opnamesysteem
• Informatie over de gebruikte technische veiligheidsvoorziening
• Bedienings- en programmeerinstructies
• Logboeken voor gegevensverzameling van programmawijzigingen die zijn aangebracht
• Einde-van-dag totalen vouchers / Z-Bons
• Kwitantie
• Gegevens voor boekhouding
• Gegevens die zijn opgeslagen in de trainingsmodus

De individuele registratieverplichting geldt voor elk bedrijf met contante transacties en vereist dat prestaties, prijs en klantnaam voor elke afzonderlijke transactie gedurende ten minste tien jaar worden geregistreerd en gearchiveerd. Het type kassa dat wordt gebruikt, doet er niet toe, zelfs met open kassa’s moet een onveranderlijk kassarapport handmatig worden beheerd.

Taken van de examinator
Waar moeten accountants op letten bij het bekijken van de kassa?

• In het geval van actieve contante controles moet de examinator de service-ID-kaart tonen
• De overgang naar externe audit moet schriftelijk worden aangekondigd en er moet een vermoeden zijn van een schending van de verplichting tot samenwerking
• De accountant moet een dossier bijhouden, dat uiteindelijk als bewijs aan de belastingplichtige wordt overhandigd.
• Belastingambtenaren hebben geen algemeen opsporingsrecht: zij mogen alleen fiscaal relevante gegevens invoeren, inzien en opvragen.

Rechten van de examinator
Wat mogen belastingambtenaren doen als ze naar de kassa kijken?

• Bedrijfsruimten, bedrijfsruimten en professioneel gebruikte voertuigen mogen worden betreden indien fiscaal relevante feiten kunnen worden opgehelderd
• Woongebouwen mogen alleen worden betreden ter voorkoming van dringende gevaren voor de openbare veiligheid en orde.
• Auditors hebben recht op inzage in en toegang tot relevante gegevens
• Accountants kunnen de behandeling van kassa’s in openbare bedrijfsruimten observeren zonder zich te identificeren
• Examinatoren mogen testaankopen doen zonder zich te identificeren
• Examinatoren kunnen documenten en ontvangstbewijzen scannen of fotograferen

Hoe identificeren belastingambtenaren zich in de kassacontrole?

Hoewel het duidelijk is dat belastingambtenaren zich moeten identificeren bij het inspecteren van documenten en kassasystemen, is het helaas onduidelijk hoe deze ID-kaart er precies uitziet. Volgens een verklaring van de Duitse vereniging van belastingadviseurs uit 2018 was dit een probleem, omdat de ID’s dus gemakkelijk te vervalsen zijn en veel bedrijven zich zorgen maakten dat oplichters een contante cheque konden vervalsen. Op die manier hadden ze belangrijke documenten en de inhoud van de kassa kunnen bemachtigen.

Deze zorg is echter ongegrond, want met de servicekaart moeten belastingambtenaren altijd een controleorder overhandigen die handtekeningen bevat van een afdelingshoofd of afdelingshoofd. Daarnaast krijgt de belastingplichtige een investering met alle rechten en plichten. Bovendien moet het verzoek om de controle op liquide middelen overeenkomstig § 119, lid 2, te tolereren, schriftelijk worden bevestigd indien de belastingplichtige hier onmiddellijk om verzoekt en er een rechtmatig belang bij bestaat.

Zijn cash check en cash audit hetzelfde?

Veel teksten over de cash check gebruiken het woord cash audit. Officieel gebruikt het federale ministerie van Financiën echter alleen de term Kassen-Nachschau om verwarring te voorkomen. Cash audits worden niet uitgevoerd door de belastingdiensten, maar spelen alleen een rol binnen cashintensieve bedrijven, partijen of verenigingen.

Beeld: Studio J5 / stock.adobe.com