Laatst bijgewerkt op november 19, 2021 door Energiebesparen
Foto: N. Theiss / stock.adobe.com
Een dienstbeschrijving vormt een belangrijk onderdeel van de aanbestedingsprocedure voor werkzaamheden in de ambachtelijke sector en is een essentieel onderdeel van een aanbesteding van een opdrachtgever. Als aannemer moet u weten wat een goede verklaring van het werk is. We leggen hier alles wat belangrijk is uit en vertellen je waar je op moet letten in een servicebeschrijving.
Wat is een servicebeschrijving precies?
Een dienstbeschrijving is een essentieel onderdeel van een aanbesteding van een opdrachtgever. Zonder dit zouden de inschrijvers – en dus de potentiële aannemers – niet weten welke werken de aanbestedende dienst verwacht en hoe deze moeten worden uitgevoerd. Nadat het contract is gegund, kan de beschrijving van de dienst samen met de voorwaarden van het contract de contractuele basis vormen tussen de klant en de aannemer.
Wat bevat een servicebeschrijving?
Een dienstbeschrijving bevat een gedetailleerde beschrijving van de vereiste diensten en de omstandigheden en voorwaarden waaronder de dienst moet worden verleend. De servicebeschrijving kan op verschillende manieren worden gedaan. Hetzij via een functionele servicebeschrijving (serviceprogramma) of via een servicespecificatie. Ongeacht het type moet de beschrijving echter zo nauwkeurig en gedetailleerd mogelijk zijn. Dit komt omdat de inschrijvers het bestek gebruiken als basis voor hun respectieve offerte aan de aanbestedende dienst. Daarin leggen ze uit welke van de benodigde diensten ze onder welke voorwaarden en tegen welke prijs kunnen leveren.
De functionele servicebeschrijving (serviceprogramma)
In het geval van de functionele dienstbeschrijving beschrijft de klant het te bereiken doel en de te leveren dienst. De beschrijving is in de vorm van een prestatieprogramma. Er is geen gedetailleerde catalogus van diensten. De inschrijvers ontvangen alleen de randvoorwaarden van het geplande project, waarmee rekening moet worden gehouden bij het opstellen van een bod. Dit type aanbestedingsbeschrijving creëert conceptconcurrentie tussen inschrijvers in plaats van prijsconcurrentie. Het voordeel is dat de bieders meer speelruimte hebben bij het opstellen van een offerte dan het geval is bij een dienstbeschrijving met een gedetailleerde lijst van hoeveelheden. In de regel worden de aanbiedingen van de bedrijven in dit type beschrijving gedaan met een vlakke totale prijs.
Overigens worden puur functionele prestatiebeschrijvingen in de praktijk zelden gevonden. In de meeste gevallen zijn functionele prestatiebeschrijvingen een gemengde vorm met zowel functionele als gedetailleerde beschrijvingselementen.
De servicebeschrijving met specificaties
De servicebeschrijving met specificaties is het klassieke type servicebeschrijving. De totale te leveren dienst wordt beschreven in een specificatie door deze op te delen in deeldiensten. De specificaties zijn gestructureerd in tabelvorm en zijn meestal hiërarchisch verdeeld in individuele groepsniveaus (handel, titel, sectie, enz.). Hierin worden de verschillende deeldiensten vervolgens uitgesplitst onder ordinale getallen. De deeldiensten worden door de klant aangeduid als artikelen in de lijst met hoeveelheden. Deze inhoud is meestal te vinden in een factuur van hoeveelheden:
- Artikelnummer
- Hoeveelheden
- Eenheid van hoeveelheid
- Beschrijving
- Prijs per set (EP)
- Totale prijs (GP)
In de meeste gevallen worden de specificaties aangevuld met een algemene beschrijving van het project of het voorwerp van het contract. Daarnaast bevat het vaak regels, normen en voorschriften waaraan moet worden voldaan tijdens het verlenen van diensten.
Het voordeel van een servicebeschrijving met specificaties is dat de inschrijvers de duidelijke en volledige weergave krijgen van het volledige contractdoel. Hierdoor kunnen bieders offertes exact berekenen, zodat hier meestal prijsconcurrentie tussen de bedrijven kan plaatsvinden. Dit type beschrijving komt vooral veel voor in de bouw.
Juridische status van de beschrijving van de dienst en rechtsbeginselen
De dienstbeschrijving is onderdeel van het contractenrecht en is het belangrijkste onderdeel van de aanbestedingsstukken. Verschillende wetten regelen hoe een servicebeschrijving moet worden gestructureerd. Dus een dienstbeschrijving volgens § 121 Abs. 1 GWB, § 7 EU Abs. 1 Nr. 1 VOB/A of § 23 Abs. 1 UVgO en § 31 Abs.1 VgV moet zo duidelijk en volledig mogelijk zijn. Dit betekent dat de beschrijving zo gedetailleerd en ondubbelzinnig moet zijn dat alle inschrijvers deze in dezelfde zin kunnen begrijpen. Dit moet resulteren in aanbiedingen die later in de gunningsprocedure met elkaar vergeleken kunnen worden. Naast deze punten moet een bestek zodanig worden geformuleerd dat geen enkele inschrijver erdoor wordt gediscrimineerd.
Daarnaast geldt in de servicebeschrijving altijd het principe van productneutraliteit. In principe mag de klant niet verwijzen naar producten, herkomst of speciale processen die de producten of diensten van bepaalde bedrijven kenmerken. Anders kan dit ervoor zorgen dat bepaalde bedrijven of producten impliciet of expliciet worden bevoordeeld of uitgesloten. Dit kan een concurrentievoordeel voor een bepaald bedrijf opleveren of de concurrentie beperken.
Bekijk een servicebeschrijving van dichtbij
Zoals u kunt lezen, moet een servicebeschrijving strikt volgens bepaalde wettelijke vereisten worden ontworpen. Indien dit niet het geval is en dit pas tijdens de uitvoering van de opdracht wordt opgemerkt, kunnen er voor zowel u als de opdrachtgever problemen ontstaan. Zorg er daarom voor dat de servicebeschrijving voldoet aan de wettelijke vereisten, altijd duidelijk en uitputtend is geformuleerd en geen verdere fouten in de inhoud bevat. Als dit niet het geval is, moet u contact opnemen met de klant en de openstaande vragen verduidelijken voordat de gunningsprocedure wordt afgesloten.
Lees meer